Sinds 2007 leid ik congressen en debatten. Vaak is het succes van de dag mede afhankelijk van kleine dingen. Zo kan bijvoorbeeld muziek tijdens een congres opeens voor een heel andere sfeer zorgen en de deelnemers net die extra push geven. Vanuit al die jaren ervaring heb ik elf tips verzameld. Ze helpen om uw event nog succesvoller te maken.
-
Belangrijk: 50/50 regel
Het plenaire programma van een congres heeft altijd een of meerdere keynote sprekers. Het publiek luistert graag naar sprekers met een goed verhaal. Maar… de congresdeelnemers willen vaak graag met hen in gesprek. Hanteer daarom de 50/50 regel: 50% absolute spreektijd en 50% interactie.
-
Doe het anders: organiseer tafelgesprekken
Denk ook eens aan het ronde tafelgesprek. Dit wordt in elke congresevaluatie zeer hoog geëvalueerd. Acht tot tien congresdeelnemers luisteren en discussiëren met de tafelhost. Het gesprek is laagdrempelig en nodigt uit tot netwerken.
-
Netwerken: best moeilijk
Netwerken is een belangrijk doel voor congresdeelnemers. Maar wordt er ook echt genetwerkt? Vaak kom je niet verder dan diegene die toevallig naast je zit of staat, of die je al kende. Als congresorganisatie moet je dit dus stimuleren. Hoe?
- Laat mensen in de zaal actief en ‘gedwongen’ praten met onbekenden. Geef ze een startvraag voor het gesprek.
- Organiseer tijdens pauzes netwerkspelletjes.
- Zet apps in om het netwerk van het congres inzichtelijk te maken.
- Placeer op basis van netwerkbehoeften en laat de dagvoorzitter dit bespelen.
- Geef iedereen grote leesbare naambadges met uitgeschreven voornamen.
-
Altijd fijn: de live bumper
Livemuziek prikkelt ons brein anders dan alle inhoudelijke content van het congres. Start daarom het congres met livemuziek en laat de zaal swingen en zingen. En gebruik livemuziek als ‘bumper’ tussen de sprekers door om de dode momenten in het programma te vullen.
-
Redactie: bewakers van de rode draad
Elk event kan korter en journalistieker met de inzet van goede redactie. Redacteuren ontwerpen en bewaken de rode draad tussen de sprekers en voorkomen onnodige overlap in het programma. Ze voeren voorgesprekken met alle sprekers en geïnterviewden. Op basis daarvan maken ze een presentatie- en interviewscript voor de dagvoorzitter en de organisatie.
-
Even vangen: de Catchbox
De Catchbox is een gooi-microfoon. De kubus kan gevaarloos door de zaal vliegen. Het heeft een grappig effect en je kunt iedereen bereiken, ongeacht de opstelling van de zaal. Daarom neem ik mijn eigen Catchbox altijd mee naar congressen.
-
Huh…? Zorg voor een verrassende start
Vaak verloopt een congres zoals de deelnemers dat verwachten. Doorbreek dat eens. Zet het brein op scherp voordat het congres begint. Huur acteurs in die mensen verrassen of op het verkeerde been zetten. Of maak een bijzondere audio-/video-ervaring voordat men binnenloopt. Als dagvoorzitter haak ik daar natuurlijk fijntjes op in.
-
Keynote sprekers: wees kritisch
Goede fulltime keynote sprekers leveren een goed verhaal. Echter, veel keynote sprekers treden maar af en toe op. Als organisator mag je kritisch zijn op hun verhaal. Vraag van tevoren hun presentatie op. Geef feedback op de hoeveelheid, de opbouw en de opmaak. Voordeel: vaak haal je er ook dubbelingen met de rest van het programma uit.
-
Netwerken: gebruik de LinkedIn App
Wil je netwerken, doe het dan goed. Vaak vergeten mensen de naam van hun nieuwe contact. Linkedin heeft hier een oplossing voor. Hoe? In het zoekvenster van de app staan vier kleine vierkantjes. Klik hierop en er verschijnt een QR code. Scan elkaars code en je bent gelinkt.
-
Mentimeter, mijn favoriete interactie app
Het is mijn taak en verantwoordelijkheid als dagvoorzitter om de interactie met het publiek te stimuleren. Ik ga met de microfoon de zaal in, maar er zijn ook vele apps die hierbij kunnen helpen. Wekelijks gebruik ik Mentimeter. Hiermee kun je perfect de mening van de zaal uitvragen.
-
Corona: het kan zomaar weer…
Het congresleven is weer zoals voor Corona. Maar we kunnen niet in de toekomst kijken. Wees dus goed voorbereid en boek niet alleen een congreszaal, maar ook een studio zodat je kunt schakelen naar online als er nieuwe maatregelen komen. Want corona is geen reden meer om een event te annuleren.